personETH – Stundenerfassung papierlos

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Website der Personalabteilung

"24 Stunden personETH": Bericht in ETH Life vom 13.11.2003

Information zu personETH

Dr. Saskia Willemse
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Im achten und letzten Beitrag von "ETH World im Alltag" geht es um personETH, ein Projekt der Personalabteilung, bzw. dessen Nutzende. Mit personETH ist die Personalabteilung nun nicht nur 24 Stunden am Tag erreichbar, sondern hat auch die Stundenerfassung papierlos gemacht.

Rund 1300 Personen, vor allem Studierende, sind an der ETH Zürich im Stundenlohn angestellt. Bislang wurde jeden Monat einiges an "Papier" herumgereicht, um die Stunden dieser "Stundenlöhner" zu erfassen und zu kontrollieren. Dieses Papier gehört nun der Vergangenheit an. Seit Anfang Jahr geschieht die Stundenerfassung elektronisch. Ermöglicht hat diese Umstellung ein ETH-World-Projekt, personETH.

Im zweiteiligen Projekt wurde zuerst die Website der Personalabteilung vollständig überarbeitet. Damit ist die Personalabteilung seit November 2003 für die ETH-Angestellten 24 Stunden am Tag und sieben Tage in der Woche erreichbar. Auf dieser Website sind die wichtigsten Prozesse des Personalmanagements beschrieben.
In einem zweiten Schritt wurde ein Prozess der Personalabteilung, d.h. die Stundenerfassung der Angestellten im Stundenlohn, als Pilotprojekt mit einem elektronischen Workflow-System umgesetzt. Dies betraf im Pilotprojekt nur die Stundenlöhner der ETH-Bibliothek. Damit war personETH eigentlich im Frühjahr 2004 abgeschlossen. Da das Pilotprojekt jedoch auf sehr positives Feedback stiess, hat die Personalabteilung die Stundenerfassung nun für die gesamte ETH papierlos gemacht.

Die Einführung samt Vorbereitung, der so genannte Roll-out, geschah zwischen August 2004 und Ende Jahr in drei Gruppen. Dazu Dr. Saskia Willemse, Projektleiterin von personETH: "Rund 400 Personen sind an der ETH Vorgesetzte von Stundenlöhnern. Da galt es jeweils vor der Einführung des Workflows herauszufinden, wer nun die Stunden eingibt, wer diese kontrolliert und wer die jeweiligen Stellvertreterinnen bzw. Stellvertreter sind. Dies machte den Roll-out aufwändig, vor allem auch weil die Stundenerfassung von Einheit zu Einheit sehr unterschiedlich gehandhabt wird." Dazu kam die Schulung der Involvierten. Die Umstellung ist – trotz einzelner "Kinderkrankheiten" – gut gelaufen. Die Personalabteilung hat denn auch viele positive Rückmeldungen erhalten.

Was für Erfahrungen haben die Nutzenden bislang gemacht? Gerda Bärtschi arbeitet beim Institut für Nutztierwissenschaften: "Seit der Einführung der elektronischen Stundenerfassung habe ich nur gute Erfahrungen gemacht. Die Erfassung ist benutzerfreundlich, und die Vorgaben sind klar. Es wird nicht – wie früher – zuviel "Papier" herumgereicht. Da die Stunden nur einmal erfasst werden, können falsche oder doppelte Stundenzuordnungen ausgeklammert werden. Dass man eine Gesamtliste von allen erfassten Personen ausdrucken kann, finde ich auch gut." Ähnlich äussert sich auch Doris Winkler vom Departement Chemie und Angewandte Biowissenschaften: "Beim ersten Mal gab es noch Probleme, aber dank der Unterstützung der Personalabteilung und einem anderen Internet-Browser klappt es nun reibungslos." Was sind die Vorteile der elektronischen Stundenerfassung? Dazu Sile Hasler vom Departement Informatik: "Die Vorteile dieser Art von Stundenerfassung liegen darin, dass es weniger Fehler gibt. Bis anhin kam es ab und zu vor, dass Hilfsassistierenden zuviel, keine oder zuwenig Stunden ausbezahlt wurden. Auch kam es vor, dass bei Fondsänderungen der falsche Fonds belastet wurde. Das ist seit dem neuen System nicht mehr passiert, da ja jetzt nicht mehr nur eine Person alle Stunden einzugeben hat, sondern dies von mehreren für ihren jeweiligen Bereich gemacht wird. Und es ist auch klar ersichtlich, über welchen Fonds die Auszahlung laufen soll."