Dr. Saskia Willemse, Personalabteilung

Dr. Saskia Willemse arbeitet seit November 2000 im Team der Personal- und Organisationsentwicklung der ETH-Personalabteilung. Ihre Hauptaufgabe ist die Leitung des Projektes personETH (Kommunikation und elektronische Unterstützung der Dienstleistungen der Personalabteilung). Daneben arbeitet sie in weiteren Projekten zu personalpolitischen Themen mit und begleitet Teamentwicklungen.

Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrem Projekt, und was haben Sie bereits realisiert?
Grundsätzlich verfolgen wir mit unserem Projekt personETH zwei Ziele: zunächst möchten wir die mit dem Personalmanagement verbundene Arbeitsabläufe transparent und übersichtlich kommunizieren, und in einem zweiten Schritt möchten wir die Abwicklung dieser Arbeitsabläufe zunehmend elektronisch unterstützen. Ein erster Schritt wurde bereits realisiert, indem wir für die Personalabteilung eine neue Website eingerichtet haben, in dessen «Kernstück» (die Rubrik Dienstleistungen) alle wichtigen Abläufe und Informationen betreffend das Personalmanagement gesammelt sind. Damit haben wir das erste Ziel weitgehend erreicht, auch wenn wir in Zukunft diese Website noch ergänzen und erweitern werden. Ebenfalls haben wir nun eine Basis für das nächste Ziel gelegt. Im nächsten und letzten Schritt, der noch innerhalb dieses ETH-World-Projektes realisiert werden soll, wird anhand eines Pilotprozesses ein Workflow-System getestet, dass im Fall eines positiven Ergebnisses auch für weitere Prozesse benutzt werden soll. Die elektronische Unterstützung der Abläufe ist ein Ziel, dem wir uns nur Schrittweise nähern werden können. Der Endzustand, mit einer optimalen – aber nicht unbedingt vollständigen – elektronischen Unterstützung der Abläufe ist momentan eher noch eine Vision als ein Ziel.

Worauf sind Sie und Ihr Team besonders stolz?
Die Einrichtung einer Website an sich ist heutzutage keine bemerkenswerte Leistung mehr. Die Inhalte der Website so zu gestalten, dass man damit das Zielpublikum erreicht und diesem damit einen Mehrwert bietet, ist dagegen meines Erachtens nicht immer selbstverständlich. Wenn wir es erreichen würden, dass annähernd alle ETH-Mitarbeitende Informationen betreffend Personalmanagement in erster Linie auf unsere Website suchen, bevor sie zum Telefon greifen und die Personalabteilung anrufen, dann hätten wir schon recht viel erreicht und hätten einen Grund, stolz zu sein. Die neue Seite ist aber erst seit gut zwei Wochen online, somit können wir noch keine Aussagen über ihre Auswirkungen machen.
Zufrieden sind wir mit der Tatsache, dass die Website trotz den Herausforderungen, auf die wir vor allem aufgrund des neuen Content Management Systems und des neuen Corporate Designs gestossen sind, eine Woche früher als ursprünglich geplant live geschaltet wurde.

Welche Veränderungen bewirkt Ihr Projekt? Hat es für die ETH-Angehörigen nur positive Folgen oder auch negative?
Die Einrichtung der neuen Website und die Einführung eines Workflow-Systems bringt für die ETH-Mitarbeitende insofern eine Veränderung, dass sie viele Informationen, die sie bisher an verschiedenen Orten sammeln mussten und nicht immer übereinstimmend waren, jetzt zentral und unabhängig von den Büro-Öffnungszeiten finden können. Dies erachte ich als positive Folge.
Die Einführung von solchen Systemen birgt immer die Gefahr der Anonymisierung, man könnte befürchten, dass die persönlichen Kontakte an Stellenwert verlieren. Dies möchten wir aber vermeiden. Für die Betreuung der ETH-Mitarbeitenden in persönlichen Fragen und Problemen stehen die Mitglieder der Personalabteilung weiterhin zur Verfügung. Mit der Kommunikation der Standard-Abläufe über die Website und mit der elektronischen Unterstützung einzelner dieser Abläufe möchten wir hauptsächlich diejenigen Geschäfte unterstützen, die man immer schon gerne schneller und effizienter erledigt hätte.

Was bedeutet ETH World für Sie?
ETH World gibt uns als Verwaltungseinheit die Gelegenheit, zusammen mit der Forschung und der Lehre das gemeinsame Ziel einer modernen, durch zeitgemässe elektronische Mittel unterstützten Hochschule anzustreben.

Hätten Sie Ihr Projekt auch durchgeführt, wenn es ETH World nicht gäbe?
Das ist schwierig zu sagen. Nur mit den Mitteln der Personalabteilung hätten wir dieses Projekt kaum realisieren können, wir hätten sicher Unterstützung über andere Wege suchen müssen